SERVIÇOS

ASSEMBLÉIA DIGITAL



Abaixo esclarecemos as principais dúvidas que síndicos e os condôminos tem em relação a assembleia virtual:

1 – Todos os condôminos precisam participar virtualmente ?
Não. Até porque nem todos os condôminos tem acesso ao mundo virtual para entrar de verdade no mundo da internet. Por diferentes motivos, ainda existem pessoas que não estão conectadas e, por se tratar de uma democracia, esta vontade deve ser respeitada. A assembleia virtual ocorre na verdade duas vezes: uma no mundo virtual e outra no real, nesta ordem. Assim, um condômino pode participar apenas virtualmente enquanto o outro participa apenas presencialmente.

2 – É preciso alterar a convenção ?
Nada precisa ser alterado na convenção do condomínio, já que a assembleia presencial continua a existir e a cumprir com todos os requisitos legais e convencionados.

3 – Todos precisam ter certificado digital de assinatura ?
Não. O certificado digital é muito interessante para a assembleia virtual; contudo, não é obrigatório. É com ele que a procuração é assinada digitalmente para garantir que o condômino, adepto da assembleia virtual, não precise estar presente fisicamente na assembleia presencial. Mas dá na mesma imprimir e assinar a procuração no papel, dispensando completamente o certificado digital.

4 – A Assembleia Virtual só será utilizada uma vez ao ano ?
Não. Quantas vezes o condomínio precisar. As pessoas estão condicionadas a pensar que a dinâmica da assembleia virtual é igual à assembleia convencional; isto é, com uma assembleia ordinária por ano. A assembleia virtual é muito diferente, ela fica aberta durante o período que o síndico determinar. Até esgotar o assunto e partirmos para a votação. Os problemas serão debatidos até que tudo esteja esclarecido.

5 – Todos precisam estar conectados ao mesmo tempo em vídeo-conferência ?
Não. Outro ponto que precisa ser desmistificado. A palavra assembleia virtual remete à ideia de um ambiente de vídeo-conferência e isso, na nossa prática, não se mostrou ser o ideal, já que a grande vantagem da assembleia é coletar os votos dos condôminos em horários e dias distintos, sem estarem conectados ao mesmo tempo. Isso quer dizer que o morador vai poder votar até mesmo do seu trabalho, quando tiver um tempinho livre.

6 – A assembleia virtual é ilegal ?
O sistema foi apreciado pelos maiores advogados especialistas em condomínio e direito digital do país e, depois de bem entendido, não restou muito a ser questionado. O voto por procuração já é utilizado extensivamente nas assembleias de hoje. A procuração eletrônica, se prevista em convenção, tem todo o amparo na MP 2.200-2/01 e o fato de as discussões ocorrerem com muito mais volume e de forma democrática esvazia as argumentações até dos mais incrédulos e resistentes.

7 – Ninguém vai participar?
A Assembleia Virtual possui um completo sistema de notificação por e-mail que viabiliza a participação recorrente dos condôminos. A participação fica normalmente entre 80% e 100% dos condôminos por conta disso. Muito diferente da média de 15% a 40% (no máximo) das assembleias presenciais.

8 – É apenas uma lista de discussão ?
Não. Longe disso. A assembleia virtual é muito mais que uma "lista de discussão" ou um "chat". O sistema permite, por exemplo, discussões equilibradas com começo e fim, seja em texto ou vídeo, votação de temas, convocação, emissão e validação de procuração eletrônica, sala virtual, comunicados, emissão da ata e um sistema de notificações por e-mail. Ou seja, uma solução completa e simples que controla todo o fluxo de informações e documentos de uma assembleia.

9 – Quanto menos participação dos condôminos, melhor ?
Quando a maioria dos condôminos participa das decisões, quando o modelo democrático é implementado de verdade num condomínio, a falta de conhecimento, as fofocas e as inverdades são reduzidas. O aumento da participação e a cooperação melhora a convivência entre a administração e os demais moradores.

ASSISTÊNCIA CONTÁBIL

• Elaborar mensalmente a previsão orçamentária para o mês subseqüente e o cálculo do rateio, conforme determina a convenção do condomínio;
• Emitir os recibos das quotas condominiais, cujos valores devem ser recolhidos a favor do condomínio, sob a forma de previsão orçamentária;
• Encaminhar ao Síndico os Demonstrativos das Receitas e Despesas e as pastas contendo documentos comprobatórios, originais, que sustentem os lançamentos contábeis realizados;
• Emitir taxas condominiais complementares, para reforço do caixa, cuja finalidade deverá atender compromissos inadiáveis, uma vez que o rateio seja autorizado pelo Síndico e/ou pela Assembléia.

ASSISTÊNCIA TRABALHISTA E RECURSOS HUMANOS

• Proceder aos atos de registro de empregados em livro próprio, anotações na Carteira de Trabalho e demais disposições da legislação trabalhista, em nome do condomínio;
• Auxiliar o síndico na reposição de funcionário, em caso de falta, licença prolongada ou desligamento voluntário, buscando a imediata substituição, através da contratação de folguista;
• Manter atualizados todos os documentos e informações de caráter trabalhista;
• Elaborar mensalmente a folha de pagamento dos funcionários, inclusive o cálculo do13º salário e efetuar os pagamentos dos salários aos empregados do condomínio;
• Preencher e recolher, nos prazos estabelecidos, as guias do INSS, FGTS, PIS, IR/F e outras, observadas as constantes variações dos dispositivos legais pertinentes;
• Encaminhar todos os meses à DRT a relação das admissões e demissões, como definido na Lei;
• Atender a Lei Complementar N.º 07/70, encaminhando relação dos rendimentos pagos aos empregados;
• Programar e preencher, quando necessário, os recibos de pagamento de férias dos empregados e os formulários de acidente do trabalho, auxílio natalidade, doença, aposentadoria, etc...
• Preencher as guias e recolher os valores referentes à contribuição sindical patronal, a contribuição sindical da classe e a reversão salarial, quando devida;
• Atender e apresentar a documentação pertinente à fiscalização da DRT, INSS e das Repartições Públicas em todas as situações que se fizerem necessárias;
• Auxiliar o síndico na condução do trabalho dos empregados, orientando-os quanto ao bom desempenho, disciplina, cuidado, higiene, segurança, postura, uso de uniforme e perfeito atendimento aos condôminos e, se necessário, treinando-os periodicamente (custo adicional);
• Encaminhar aos exames pré-admissionais, periódicos e demissionais na forma da Legislação Trabalhista.

ASSISTÊNCIA ADMINISTRATIVA

• Cumprir as instruções e deliberações de Assembléia, transmitidas pelo síndico, na estrita observância das atribuições contratadas, visando à boa administração do condomínio;
• Proceder aos atos de convocação dos condôminos para realização de Assembléias, na conformidade da manifestação do síndico ou na observação de situações legais;
• Emitir, a pedido do síndico, por sua vontade ou da Assembléia, circulares, editais, cartas, relatórios, etc., necessários ao gerenciamento do condomínio;
• Proceder ao registro de atas e a distribuição de cópias a todos os condôminos;
• Providenciar, a pedido do síndico, por sua vontade ou da Assembléia, orçamentos para serviços, obras ou benfeitorias e administrar as questões contratuais dos serviços autorizados;
• Encaminhar para todos os condôminos, cópia da previsão orçamentária;
• Contratar e manter em dia o seguro obrigatório contra incêndio e demais seguros de conveniência do condomínio obedecida a legislação específica;
• Auxiliar o síndico no que diz respeito ao cumprimento da convenção e do regulamento interno, tomando as medidas necessárias em defesa dos interesses do condomínio;
• A pedido do síndico, vistoriar o condomínio e prestar informações sobre o estado de conservação das áreas comuns, seus utensílios, equipamentos e outros acessórios para tomada das providências cabíveis;
• A pedido do síndico, providenciar a execução de reparos de emergência, tais como: serviços de encanador, eletricista, pintor, vidraceiro, pedreiro ou outros que se fizerem necessários nas áreas comuns do edifício. • Quando se tratar de obras de vulto, estas somente serão providenciadas mediante ordem escrita do síndico;
• Organizar e manter em perfeita ordem e sob sua guarda toda a documentação do condomínio, pelo prazo máximo de 02 (dois) anos, possibilitando o exame dos mesmos pelos condôminos a qualquer tempo ou enquanto este contrato estiver vigente;
• A critério do síndico, efetuar os pagamentos das obrigações do condomínio nos seus respectivos vencimentos, dentro das disponibilidades financeiras.

COBRANÇA

• Efetuar a COBRANÇA EXTRAJUDICIAL dos condôminos inadimplentes, através de escritório jurídico conveniado, após o último dia útil do mês em que se deu o vencimento. A recuperação de créditos (ativos) se realizará conforme o disposto na Convenção Condominial e no Regimento Interno até 10/01/2003 e pela Legislação vigente, alem dos honorários que serão cobrados do condômino inadimplente, com base nos valores praticados pelo mercado e pela Tabela de Honorários da OAB;
• A COBRANÇA JUDICIAL dos inadimplentes, somente será realizada mediante a autorização expressa do Síndico e/ou da Assembléia Geral, ficando a cargo destes a indicação do advogado e/ou do escritório jurídico a ser contratado, caso o condomínio não deseje se utilizar dos serviços do advogado indicado pela CONTRATADA.

ASSESSORIA JURÍDICA

• Auxiliar o Síndico quanto ao cumprimento da Lei 10.406/02 (CÓDIGO CIVIL BRASILEIRO), Lei 4.591 de 16/12/64 (CONDOMÍNIO E INCORPORAÇÕES), Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), CCT (CONVENÇÃO COLETIA DE TRABALHO) e da Lei 8.078 de 11/09/1990 (CÓDIGO DE DEFESA DO CONSUMIDOR).